Перевод корпоративных документов для бизнеса

Перевод корпоративных документов - та работа, где один неточный термин оборачивается для компании реальными проблемами: иностранный банк может не открыть счёт, партнёр прочитать пункт договора иначе, а тендерная комиссия отклонить пакет из-за формального изъяна. Поэтому перевод бизнес-документов требует одновременно трёх компетенций: языковой, юридической и финансовой. Наше бюро в Тбилиси, на проспекте Давида Агмашенебели, годами обслуживает грузинские и иностранные компании, юридические фирмы и бухгалтерские компании: переводим учредительные документы, договоры, финансовую отчётность и тендерные пакеты, заверяем нотариально и организуем апостиль в одном окне.

Когда компании нужен заверенный перевод

На практике запрос приходит из шести типичных ситуаций. Иностранная компания регистрирует в Грузии филиал или дочернее предприятие, и Публичному реестру нужен грузинский перевод устава, выписки из реестра и решения о назначении директора. Грузинская компания открывает счёт за рубежом, учреждает представительство или привлекает инвестицию, и партнёрской юрисдикции нужны выписка из реестра предпринимателей, устав и доверенность с апостилем и переводом. При участии в международном тендере весь пакет, от лицензий до аудиторского заключения, должен быть подан на языке тендера. При экспорте-импорте таможня и банк требуют перевод инвойсов, контрактов и сертификатов соответствия. В судебном или арбитражном споре доказательства принимаются с заверенным переводом. Наконец, при due diligence и сделках слияния и поглощения юристы инвестора читают сотни страниц, и им нужны документы, переведённые с единой терминологией.

Что отличает корпоративный перевод от других документов

Юридический термин требует эквивалента, а не дословного перевода

«Общество с ограниченной ответственностью» по-английски LLC, по-немецки GmbH, по-русски ООО, но эти эквиваленты юридически не идентичны. Поэтому организационно-правовая форма компании в официальных документах передаётся транслитерацией («Sh.P.S.» или «LLC» с пояснением в скобках), так, как она записана в англоязычной выписке компании из реестра. То же касается таких понятий, как «правопреемник», «солидарная ответственность», «неустойка», «форс-мажор», «уставный капитал»: у каждого есть устоявшееся соответствие в целевой юрисдикции, и наши юридические переводчики используют именно его.

Один глоссарий на всю компанию

Название компании, имя директора, адрес, идентификационный код, должности и названия продуктов во всех документах должны быть записаны одинаково. Если в уставе директор написан одной транслитерацией, а в доверенности другой, иностранный банк воспринимает это как двух разных людей. Поэтому для каждого корпоративного клиента мы создаём глоссарий, который хранится с первого заказа и используется во всех последующих переводах, даже спустя годы и на другом языке.

Цифры, валюта и формат

В финансовых документах переводчик проверяет не только текст, но и итоги таблиц, десятичные разделители (грузинское «1 250,50» по-английски становится «1,250.50»), коды валют, формат дат и нумерацию сносок. Баланс, отчёт о прибылях и убытках и отчёт о движении денежных средств сохраняют структуру оригинала, чтобы аудитор или аналитик банка могли сравнить обе версии построчно.

Нотариальное заверение и апостиль на документах компании

Правило заверения корпоративных документов зависит от типа документа. Выписка из реестра предпринимателей и регистрационные документы компании выдаются Национальным агентством публичного реестра, и апостиль на них ставит Дом юстиции или Агентство развития государственных сервисов. На нотариально заверенные доверенности, протоколы собраний, решения учредителей и нотариальные копии договоров апостиль выдаёт Министерство юстиции. На налоговые справки и аудиторские заключения апостиль напрямую не ставится: сначала готовится нотариально заверенная копия, затем ставится апостиль, и только после этого документ переводится вместе с апостилем.

Правильная последовательность для компании такова:

• 1. Уточнение требования принимающей стороны. Банку, реестру или тендерной комиссии нужны разные форматы: одним нотариальный перевод, другим печать присяжного переводчика, третьим только заверение бюро на бланке.
• 2. Подготовка оригинала. Получение новой выписки (она обычно действует 30 дней), изготовление нотариальных копий, при необходимости апостиль.
• 3. Перевод с глоссарием. Переводчик юридической или финансовой специализации, затем редактор, который отдельно проверяет все реквизиты, суммы и даты.
• 4. Нотариальное заверение и сшивание. Перевод подшивается к оригиналу или нотариальной копии, нотариус удостоверяет подпись переводчика и указывает количество листов.
• 5. Второй апостиль или консульская легализация. Для Италии, Испании, Китая, ОАЭ и ряда других стран сам нотариальный перевод тоже требует дополнительного заверения.

Корпоративные документы, которые мы переводим

Ниже - документы, с которыми компании обращаются к нам чаще всего. Каждому посвящена отдельная подробная страница: кто выдаёт, сколько действует, в какой стране в какой форме требуется.

• Выписка из реестра предпринимателей
• Устав компании
• Протокол собрания и решение учредителей
• Доверенность
• Договоры и контракты
• Финансовая отчётность
• Аудиторское заключение
• Налоговая справка
• Лицензии и разрешения
• Тендерная документация
• Инвойсы и таможенные документы
• Сертификат соответствия
• Судебные решения и арбитраж

Учредительные и регистрационные документы

Выписка, устав, протоколы собраний и доверенности - тот «базовый пакет», который любой иностранный банк, реестр или партнёр требует в первую очередь. Переводите эти документы вместе: так имя директора, название компании и идентификационный код будут везде идентичны, а заверение и апостиль решатся за один визит. Доверенность, отправляемую за рубеж, можно с самого начала составить двуязычно, в две колонки, чтобы отдельный перевод больше не понадобился.

Договоры

Договоры купли-продажи, оказания услуг, аренды, дистрибуции, лицензионные и трудовые договоры, акционерные соглашения и соглашения о конфиденциальности (NDA) чаще всего готовятся в двуязычном формате, где текст расположен в две параллельные колонки, а отдельным пунктом определяется, какой язык имеет преимущество при противоречии. Мы сохраняем нумерацию пунктов, единообразие определений и перекрёстные ссылки, чтобы юристы обеих сторон читали один и тот же документ.

Финансовые, налоговые и тендерные документы

Баланс, отчёт о прибылях и убытках, аудиторское заключение в терминологии МСФО или МСА, справка об отсутствии налоговой задолженности из Службы доходов, банковские выписки и тендерные предложения часто приходят с коротким сроком и большим объёмом. На таких проектах несколько переводчиков работают параллельно с одним глоссарием и одним редактором, а таблицы Excel и PDF возвращаются в формате оригинала, без перенабора. Подробные руководства по этим документам (терминология МСФО и МСА, бизнес-планы, декларации, таможенный пакет) - в отдельном разделе: финансовый и бизнес-перевод.

Конфиденциальность и порядок работы

Корпоративные документы, как правило, содержат коммерческую тайну. С каждым переводчиком и редактором у нас заключено соглашение о конфиденциальности, по требованию клиента мы подписываем NDA и с компанией, файлы хранятся на защищённом сервере и после завершения проекта удаляются по вашему указанию. Стандартный срок для одностраничного документа (выписка, справка, доверенность) - один рабочий день, включая нотариальное заверение; для договора на 10-15 страниц - 2-3 дня; для больших пакетов срок согласовывается заранее, письменно, и в процессе не меняется. Постоянным корпоративным клиентам предлагаем приоритетную очередь и закреплённого менеджера, который знает историю и терминологию компании.

Часто задаваемые вопросы