Перевод тендерной документации: быстро, с единой терминологией

Тендерная документация - та работа, где качество перевода и срок одинаково критичны: тендерная комиссия отклоняет пакет из-за одного формального изъяна, одного пропущенного приложения или несоответствующего термина, а срок подачи не меняется. Грузинской компании, участвующей в международном тендере, нужен весь пакет, от квалификационных документов до технического и финансового предложения, на языке тендера, а иностранной компании в государственных закупках Грузии - тот же пакет на грузинском. Наше бюро в Тбилиси переводит тендерные пакеты параллельной работой нескольких переводчиков, с одним глоссарием и одним редактором, и соблюдает согласованный срок.

Что содержит тендерный пакет

Стандартный пакет международного тендера (Всемирный банк, Европейский банк реконструкции и развития, Азиатский банк развития, Евросоюз, агентства ООН, частные закупщики) включает следующие документы:

• тендерное предложение и формы заявки претендента
• квалификационные документы: выписку из реестра, устав, лицензии, налоговую справку
• финансовую отчётность и аудиторское заключение за последние 2-3 года
• документы, подтверждающие опыт: справки о выполненных контрактах, рекомендации, акты приёмки-передачи
• техническое предложение: методологию, план работ, CV персонала, перечень оборудования
• финансовое предложение и смету (BoQ)
• сертификаты ISO и другие сертификаты качества, декларации соответствия
• банковскую гарантию, аффидевиты, соглашение консорциума и доверенность для подписанта

Каждая группа требует своей специализации: юридической, финансовой и технической, и именно поэтому тендерный пакет один переводчик подготовить не может.

Почему тендерный перевод особенный

Один глоссарий на весь пакет

Название компании, имя директора, названия проектов, должности и технические термины во всех документах должны быть записаны одинаково. Если в CV инженер с одной должностью, а в справке об опыте с другой, комиссия фиксирует несоответствие. Поэтому в самом начале проекта мы создаём глоссарий на основе терминологии тендерной документации: термин, использованный закупщиком (например, «Employer», «Contractor», «Bid Security», «Lot»), в ответе претендента должен появиться без изменений.

Формы закупщика и форматирование

Международные тендеры используют стандартные формы (например, формы FIDIC или стандартных тендерных документов Всемирного банка), и ответ должен быть вписан именно в эти формы. Мы переводим непосредственно в файлах закупщика с сохранением таблиц, нумерации и сносок, чтобы комиссия сравнила оригинал и перевод колонка за колонкой. Сметы Excel возвращаются с формулами, чертежи и схемы - с переводом надписей, без перерисовки.

Срок, который не меняется

Срок подачи тендера фиксирован, и пакет часто формируется в последние несколько дней. На таких проектах документы распределяем между переводчиками по специализации, работаем параллельно, а редактор в конце единовременно проверяет пакет на единообразие. Срок письменно согласовывается до начала проекта и в процессе не меняется, а добавленные в последнюю минуту документы быстро обрабатываются с тем же глоссарием.

Какой документ с каким заверением

Тендерная документация делится по заверению на три группы. Техническое и финансовое предложение, CV и методология, как правило, требуют перевода, заверенного бюро на титульном листе подписью и печатью переводчика: это быстро. Квалификационные документы, выписка, устав, лицензия, налоговая справка, аудиторское заключение, часто требуют нотариального перевода. Отдельные закупщики, особенно государственные ведомства за рубежом, требуют на эти документы и апостиль, что занимает дополнительное время и должно планироваться в самом начале подготовки пакета. Ту часть тендерных условий («Instructions to Bidders»), где описаны требования к переводу, мы разбираем и предлагаем точную схему.

Иностранная компания в государственных закупках Грузии

Иностранная компания, участвующая в электронной системе закупок Грузии, подаёт собственные документы с грузинским переводом: тендерная документация, как правило, требует нотариально заверенный грузинский перевод документа, составленного на иностранном языке. Мы переводим выписки иностранных реестров, лицензии, сертификаты ISO, справки об опыте, финансовую отчётность и технические предложения с английского, турецкого, немецкого, китайского и других языков, а грузинскую тендерную документацию закупщика, техническую спецификацию и проект договора - для претендента на его язык. На иностранные документы апостиль должен быть поставлен в выдавшей стране.

Типичные случаи из нашей практики

• Строительный тендер с финансированием Европейского банка реконструкции и развития. Пакет на 300 страниц на английском за пять дней: квалификационные документы нотариально, техническое предложение с заверением бюро, смета в Excel с формулами.
• Консультационные услуги в проекте Евросоюза. CV экспертов, справки об опыте и методология с одним глоссарием, с полным соответствием должностей и названий проектов.
• Турецкая компания в грузинском инфраструктурном тендере. Запись торгового реестра, лицензии и сертификаты ISO на грузинском с нотариальным заверением, а техническая спецификация закупщика - на турецком.

Сроки

Малый пакет (20-50 страниц) готов за 2-3 рабочих дня, средний (50-150 страниц) за 4-6 дней, срок больших пакетов согласовывается индивидуально с учётом параллельной работы. Компаниям, которые регулярно участвуют в тендерах, предлагаем постоянный глоссарий, приоритетную очередь и закреплённого менеджера, который знает тендерную историю компании, что делает каждый последующий пакет быстрее.

Часто задаваемые вопросы