Перевод протокола собрания и решения учредителей

Протокол собрания партнёров и решение учредителей (или единственного партнёра) - документы, которыми компания фиксирует свою волю: назначает или освобождает директора, увеличивает капитал, открывает филиал за рубежом, одобряет крупную сделку или принимает решение о реорганизации. Иностранный банк, реестр и партнёр требуют этот документ именно для того, чтобы убедиться: конкретное действие одобрил уполномоченный орган компании. Наше бюро в Тбилиси переводит протоколы собраний и решения с соблюдением юридической терминологии, заверяет нотариально и организует процедуру апостиля.

В чём разница между протоколом и решением

Протокол собрания партнёров составляется тогда, когда у компании несколько партнёров: он отражает дату и место собрания, присутствующих партнёров и их доли, кворум, повестку дня, результаты голосования и принятые решения. Решение учредителей или решение единственного партнёра - более короткий документ, который не требует проведения собрания и фиксирует одобрение одного или нескольких конкретных вопросов. В акционерном обществе эту функцию выполняют протокол общего собрания акционеров и решение наблюдательного совета. С точки зрения перевода все три документа требуют одного подхода: точная юридическая терминология, неизменная структура и полное соответствие имён подписантов другим корпоративным документам.

Когда протоколу собрания нужен перевод

• Назначение или смена директора. Иностранный банк и реестр требуют решение, которым назначен новый директор, чтобы подтвердить его право подписи.
• Учреждение филиала или дочерней компании за рубежом. Иностранный реестр требует решение компании-учредителя об учреждении дочерней компании, её капитале и руководителе.
• Открытие счёта в иностранном банке. Служба комплаенса банка часто требует решение об открытии счёта и о лицах, уполномоченных распоряжаться счётом.
• Увеличение капитала и отчуждение доли. Инвестор и его юристы проверяют, что сделку одобрило собрание партнёров надлежащим большинством.
• Одобрение крупной сделки. Иностранный контрагент до подписания договора требует подтверждающее решение, если этого требует устав.
• Регистрация иностранной компании в Грузии. Публичному реестру нужен грузинский перевод решения иностранного учредителя об учреждении филиала или дочерней компании.

Что важно при переводе протокола

Юридическая терминология

«Собрание партнёров», «кворум», «большинство голосов», «повестка дня», «председатель собрания», «секретарь», «единогласно» и «воздержался» - термины, у которых в целевом языке есть устоявшееся соответствие. По-английски этот документ - Minutes of the General Meeting или Shareholders' Resolution, решение единственного партнёра - Sole Member Resolution или Written Resolution, по-немецки Gesellschafterbeschluss, по-русски Протокол общего собрания или Решение единственного участника. Наши переводчики используют именно принятую в целевой юрисдикции формулировку, чтобы для иностранного юриста документ читался естественно.

Имена, доли и даты

Имена подписантов пишутся ровно так, как в их паспорте и выписке из реестра. Проценты долей, суммы капитала и валюта остаются без изменений, а десятичный разделитель приводится к стандарту целевого языка. Дата собрания, номер протокола и дата вступления решения в силу идентичны оригиналу, а формат - целевой страны, чтобы 05.03 не прочитали как 5 марта там, где месяц стоит первым.

Печати, подписи и записи нотариуса

Имеющиеся на протоколе печати, подписи и удостоверительные надписи нотариуса описываются в переводе в квадратных скобках. Если подписи на протоколе уже нотариально заверены, эта запись тоже переводится полностью, потому что именно она подтверждает подлинность документа для иностранного ведомства.

Нотариальное заверение и апостиль

Протокол собрания и решение учредителей - частные документы, поэтому апостиль на них напрямую не ставится. Для подачи за рубеж схема такова: партнёры подписывают документ у нотариуса, или нотариус готовит заверенную копию; на этот нотариальный акт апостиль ставит Министерство юстиции; затем документ переводится вместе с апостилем, и перевод заверяется нотариально. Некоторые страны, например Италия и Испания, требуют апостиль и на сам нотариальный перевод, а для стран, не входящих в Гаагскую конвенцию, нужна консульская легализация. Если документ готовится только для банка или партнёра, часто достаточно нотариального перевода без апостиля, что мы уточняем заранее.

Двуязычное решение: когда перевод планируется заранее

Если компания знает, что решение понадобится за рубежом, самый эффективный путь - составить его с самого начала двуязычно, в две параллельные колонки. Партнёры одновременно подписывают обе версии, нотариус заверяет один документ, и отдельный перевод уже не нужен. Мы готовим двуязычные шаблоны для типовых решений о назначении директора, открытии счёта и учреждении дочерней компании и вместе с вашим юристом подстраиваем их под конкретную ситуацию.

Перевод решения иностранной компании на грузинский

Иностранная компания при регистрации филиала в Грузии, назначении директора или внесении капитала в грузинскую дочернюю компанию подаёт в Публичный реестр решение учредителя с грузинским переводом. Мы переводим британские Board Resolution и Written Resolution, американские Corporate Resolution, немецкий Gesellschafterbeschluss, турецкие и русскоязычные протоколы. На иностранный документ апостиль должен быть поставлен в выдавшей стране, а в Грузии он переводится и заверяется нотариально.

Сроки

Перевод одностраничного решения с нотариальным заверением готов за один рабочий день; многостраничный протокол с приложениями требует 1-2 дней. Переводите протокол, устав, выписку и доверенность вместе, чтобы во всех документах имена и термины были идентичны, а заверение решилось за один визит.

Часто задаваемые вопросы